Необходимость донесения документов
В процессе рассмотрения дел по картам побыту и ожидания децизии периодически возникает необходимость доносить свежие и актуальные документы. Как это сделать правильно, чтобы документы точно попали именно в ваше дело? Как получить подтверждение получения ужендом тех самых документов и в случае отрицательной децизии можно было доказать, что вы своевременно и в полном объёме присоединили к делу все нужные документы?
Сопроводительное письмо
Разберёмся что такое сопроводительное письмо и почему оно так важно.
Если коротко, то для того, чтобы уженд быстрее мог понять кто и почему прислал эти документы. Не забывайте, что в уженде воеводском находится не только отдел по работе с иностанцами. Это учреждение, в котором много разных других отделов, где также ведутся административные разбирательства на заявления граждан Польши, так и других стран.
То есть первым и важным пунктом сопроводительного письма является название отдела, куда адресуются ваши документы.
Вторым пунктом является сам отправитель/владелец дела. Нужно написать своё имя и фамилию, как в заграничном паспорте, номер паспорта, дату рождения, и главное, – актуальный адрес проживания.
Третьим базовым пунктом является номер (сигнатура) вашего дела по карте побыту. Узнать его можно на инфолинии уженда или с wezwania, которое Вы получили с требованием донести необходимые документы. В большинстве воеводств можно также узнать имя и фамилию вашего инспектора, который рассматривает дело. Тогда стоит и это указать в сопроводительном письме под номером дела, дописав „osoba prowadząca sprawę __________”.
Четвертым пунктом является точный перечень документов, которые вы присоединяете вместе с сопроводительным письмом. Если присоединяете оригинал, указываете „oryginał”, а если нотариальная копия, то „notarialny odpis…poświadczony za zgodność z oryginałem”.
Конечно же, сопроводительное письмо должно быть подписано полным именем и фамилией его владельца.
Какие есть варианты предоставления документов
Есть два основных варианта дополнения дела новыми документами: лично в уженде и почтой польской. Первый вариант более надежный в силу того, что на визит в уженд нужно приносить два экземпляра сопроводительного письма: один заберут в уженде себе, а на втором должны поставить печать уженда в подтверждение получения документов. Но не во всех ужендах доступна такая возможность без предварительной записи. А там, где это происходит в порядке живой очереди, занимает очень много времени и порой нужно потратить полдня на эту процедуру. Также не во всех ужендах при донесении личном документов их сверяют za zgodność z oryginałem. Если отправлять почтой, то это более удобный и быстрый метод. Письма обязательно отправляются как list polecony priorytetowy z potwierdzeniem odbioru. Обязательно храните квитанции по отправке всех этих документов. Дата отправки такого письма уже считается датой получения ужендом их. Плюс этот вариант удобный для работающих, так как почты работают вечером и некоторые даже на выходных. Из собственного опыта можем подсказать, что за годы практики ни одно письмо не было не доставлено.
Дополнение документов на требование уженда (na wezwanie)
Если вы получили письмо с уженда с требованием донести недостающие документы к своему делу, первым делом нужно собрать указанные в письме документы и подготовить сопроводительное письмо. Документы присоединяются или в оригинале (а значит у Вас есть не один экземпляр оригинала на руках, а несколько, а значит можете спокойно отдать один оригинал), или же нотариально заверенные копии оригинала, если документ у Вас в одном экземпляре, и отдать Вы его не можете (например, договор аренды, свидетельство о браке, договор с работодателем, свидетельство о браке). Чтобы получить нотариальную копию документа достаточно обратиться к любому нотариусу с просьбой: „Chcę poświadczyć kopię dokumentu za zgodność z oryginałem”. Нотариус сам на месте сделает копию документа, и стоит такая услуга 7-8 зл. за одну страницу.
Просто же ксерокопии документа, которые Вы присоедините к делу, не будут иметь никакой силы и это будет равнозначно тому, что Вы не доносили вовсе этот документ.
Бланк сопроводительного письма для дополнения документов на требование уженда (na wezwanie) можете скачать на нашем сайте по ссылке.
Дополнение документов по собственной инициативе
Если вы следите за актуальностью своих документов в деле, периодически досылаете свежие документы, делается это тоже с сопроводительным письмом. Принцип дополнения оригиналами или же нотариальными копиями такой же, как в описании выше.
Бланк сопроводительного письма для дополнения документов по собственной инициативе можете скачать на нашем сайте по ссылке.
Так почему всё-таки важна правильное дополнение документов с сопроводительным письмом?
В любой момент вы можете подтвердить, когда и какими документами вы дополнили дело. У вас будут есть доказательства этого.
Большинство апелляций на отказные децизии иностранцам наши юристы пишут именно из-за нехватки документов в деле. Это происходит не потому, что иностранец их просто не донёс, а потому, что просто не может доказать, что делал это и что именно было предоставлено.
Практика написания номера дела на каждом документе в углу не позволяет потом доказать, что было предоставлено и в какой отдел именно.
Сопроводительное письмо и почтовые квитанции всегда послужат вам гарантией и доказательством того, что документы были отправлены в уженд своевременно.